Od ponad ćwierćwiecza co roku w Boryeong w Korei Południowej odbywa się festiwal błota. Event jest pełen atrakcji, takich jak masaże błotne, błotne zjeżdżalnie, parady w błocie, jazda na nartach po błocie czy zapasy w błocie. Festiwal, który odwiedza ok. 80 tys. gości jest międzynarodową promocją kosmetyków, których składnikiem jest błoto słynące z minerałów, które usuwają tłuszcz z naskórka czy pomagają w zanikaniu blizn. Czy polskich organizatorów stać na podobne eventy? Błota u nas nie brakuje.

Słowo „event” pochodzi z języka angielskiego i oznacza „wydarzenie”. W branży eventowej organizacja wydarzenia pozwala na zaspokojenie różnych potrzeb, takich jak promocja, rozrywka, edukacja czy integracja społeczności. Eventy międzynarodowe realizują podobne cele w skali makro. Jakie są wyzwania w organizacji eventów?

Kulturowe aspekty eventów

Eventy kulturowe to nie tylko zabawa, ale również potężne narzędzia, które aktywują lokalne społeczności i promują miejscową kulturę. Wydarzenia tego rodzaju łączą ludzi, ożywiają tradycje i tworzą przestrzeń dla artystów. Festiwale czy wystawy artystyczne przyciągają ludzi z różnych środowisk, umożliwiając im integrację oraz wymianę doświadczeń.

Mogą być również platformą do prezentowania miejscowych twórców i przedsiębiorstw, co sprzyja lokalnemu rozwojowi gospodarczemu. Są źródłem rozrywki, ale także umacniają więzi społeczne oraz promują lokalną kulturę. Kluczowym elementem sukcesu takich wydarzeń jest współpraca pomiędzy organizatorami, artystami oraz społecznością.

Planowanie eventów globalnych

Każdy event wymaga precyzyjnego planowania i koordynacji. W pierwszej kolejności powinniśmy dokonać wyboru tematu, terminu i miejsca spotkania, a następnie skupić się na logistyce, w tym na scenografii, sprzęcie i cateringu. Ważnymi elementami są logistyka międzynarodowa oraz globalna promocja eventu w mediach społecznościowych, przez email marketing oraz reklamy online skierowane do globalnej publiczności.

Wykorzystanie platform takich, jak Facebook, Instagram czy LinkedIn pozwala na zaangażowanie docelowej grupy odbiorców. Płatne kampanie w Google Ads czy na platformach społecznościowych umożliwiają precyzyjne targetowanie i dotarcie do osób zainteresowanych tematyką wydarzenia.

Organizacja konferencji globalnych

Nowym standardem w branży eventowej stają się wydarzenia hybrydowe, które łączą elementy imprez stacjonarnych z możliwością udziału online. Organizatorzy docierają do szerokiego grona odbiorców, zapewniając komfort i bezpieczeństwo uczestnikom. Dzięki wykorzystaniu technologii takich, jak streaming wideo, interaktywne aplikacje czy platformy do wideokonferencji uczestnicy online mogą aktywnie angażować się w dyskusje, zadawać pytania prelegentom i nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami.

Eventy hybrydowe umożliwiają organizatorom zwiększenie zasięgu wydarzenia, przyciągając uczestników z różnych lokalizacji geograficznych. Wydarzenia tego rodzaju pozwalają na redukcję kosztów związanych z podróżami i zakwaterowaniem uczestników. Dzięki możliwości rejestracji wideo i archiwizacji treści uczestnicy mają dostęp do materiałów po zakończeniu wydarzenia.

Obsługa międzynarodowych gości

Przygotowując się do eventu z udziałem gości zagranicznych, zdecyduj się na ośrodek hotelowy z odpowiednio wyposażonymi salami konferencyjnymi, restauracjami oraz zapleczem noclegowym. Pakiet powinien gwarantować profesjonalną obsługę hotelową, która chętnie pomoże przy konferencji. Jeżeli hotel, w którym ma się odbyć konferencja, jest położony poza miastem, organizator powinien zadbać o dojazd gości do ośrodka.

Organizując konferencje z udziałem zagranicznych gości, musisz zadbać, aby wybrać hotel z obsługą posługującą się językiem angielskim na poziomie komunikatywnym. Pamiętaj również o przygotowaniu materiałów konferencyjnych w języku gościa. Jeżeli hotel nie ma na wyposażeniu sprzętu audio z lektorem, zatrudnij tłumaczy.

Koordynacja eventów wielojęzycznych

Doświadczeni organizatorzy wydarzeń o charakterze międzynarodowym sugerują, aby po zakończeniu obrad zaproponować gościom wieczór tematyczny z muzyką na żywo, kameralny koncert lokalnej grupy muzycznej czy ognisko z biesiadą. Zazwyczaj przy zabawie zawierane są nowe znajomości i pojawiają się nowe pomysły. Najlepiej, aby w programie konferencji znalazła się wycieczka turystyczną szlakiem najciekawszych miejsc w regionie lub co najmniej spacer po okolicy.

Samodzielna organizacja konferencji nawet dla dużych firm będzie trudna, dlatego zdecydowanie warto skorzystać z usług wyspecjalizowanej agencji, która zajmie się planowaniem i realizacją usługi oraz koordynacją pracy całej ekipy. Jest to szczególnie ważne w przypadku wydarzeń wielojęzycznych z udziałem gości z różnych krajów. Problemy w eventach międzynarodowych są nieuniknione, ale warto zadbać o zatrudnienie profesjonalnej agencji eventowej, aby optymalizować obsługę.

Jak unikać błędów w globalnych wydarzeniach

Częstym błędem organizatorów eventów, w tym międzynarodowych jest nieskuteczna promocja. Nawet najlepsze wydarzenie może przyciągnąć niewspółmierną do kosztów liczbę uczestników. Dlatego warto wykorzystać media społecznościowe (dedykowane posty i reklama) oraz e-mail marketing. Natomiast niedoszacowanie ukrytych kosztów lub brak rezerwy budżetowej mogą prowadzić do obniżki jakości wydarzenia.

Nawet najbardziej doświadczonym agencjom eventowym mogą zdarzyć się sytuacje awaryjne, m.in. nagłe pogorszenie pogody czy awaria sprzętu. Dlatego zawsze trzeba mieć w pogotowiu plan awaryjny, by dostosować program do zmieniającej się sytuacji.